Formato celdas en Excel 2007
Muchas de las opciones para modificar el formato de las celdas las encontramos directamente en la ficha Inicio de la cinta de opciones.
Sin embargo, también podemos acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas, donde tenemos disponibles todas las propiedades de las celdas.
Activaremos esta ventana desde la flecha de la parte inferior derecha de los grupos Fuente, Alineación o Número en la ficha Inicio de la cinta de opciones. También podemos acceder a este cuadro de diálogo seleccionando las celdas y pulsando sobre ellas con el botón derecho, opción Formato de celdas.
Este cuadro de diálogo está formado por distintas fichas:
- Número: Definiremos el tipo de dato que se va a introducir en las celdas y algunas opciones sobre el mismo (decimales, símbolo moneda, modo presentación hora o fecha,...)
- Alineación: las opciones para cambiar la alineación horizontal y vertical del texto, modificar la orientación del mismo o Ajustar el texto (hacer visible el texto de la celda en varias líneas si no es visible en una sola), Reducir hasta ajustar (modificar el tamaño del texto para que todo sea visible dentro de la celda) y Combinar celdas (unir varias celdas en una).
- Fuente: opciones para cambiar las propiedades de la letra: tipo de fuente, negrita, cursiva. tamaño, subrayado, color,...
- Bordes: definimos que tipo de líneas delimitan las celdas.
- Relleno: color de sombreado de las celdas.
Comentarios en Excel 2007
Un comentario en Excel es un cuadro de texto donde podremos introducir la información que deseemos.
Podemos insertar comentarios en cualquier celda de Excel. Para ello podemos:
- Pulsar con el botón derecho sobre la celda en cuestión y la opción "Insertar comentario".
- Acceder a la ficha Revisar y pulsar sobre la opción "Nuevo comentario".
Cuando insertamos un comentario aparece una marca roja sobre la esquina superior derecha de la celda. Al pasar el ratón por encima de la celda podremos ver el comentario.
Si deseamos que el comentario sea siempre visible podemos acceder con el botón derecho sobre la celda a la opción "mostrar u ocultar comentario". También tenemos esta opción en la ficha Revisar.
Podemos modificar o eliminar el comentario desde el menú contextual (al pulsar el botón derecho) o desde la ficha Revisar.
Formato condicional Excel 2007
Aplicaremos el formato condicional cuando queramos resaltar las celdas cuyos datos cumplan una determinada condición. Para ello deberemos definir la regla que deben cumplir los datos y el formato (propiedad del texto o de la celda) que queremos visualizar cuando se cumpla la condición. De esta manera podremos revisar e identificar la información de forma visual.
Para aplicar el formato condicional:
- Selecciona las celdas a las cuales deseas aplicarlo.
- En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haz clic en Formato condicional. Aparecerán los distintos estilos disponibles.
- Desde Resaltar reglas de celdas puedes definir la condición que deben cumplir los datos y el formato de celda a visualizar.
- Desde la opción Reglas superiores e inferiores se puede aplicar formato a celdas cuyos valores sean superiores o inferiores a otro valor o que estén por encima o debajo del promedio
- Las barras de datos pueden ayudarte a detectar las cifras mayores y menores.
- Las escalas de color te ayudan a comprender la distribución y la variación de los datos.
- Utiliza un conjunto de iconos para presentar datos en tres a cinco categorías que se distinguen por un valor de umbral.
También podemos crear nuevas reglas, editarlas, borrarlas y que nos las muestre con el administrador de reglas de formato condicional.
Validación de datos Excel 2007
La función de esta característica es validar el contenido de una celda, es decir, indicar si es válido el dato introducido en la celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si fuera necesario.
Para aplicar una validación a una celda:
- Seleccionamos la celda que queremos validar.
- Accedemos a la ficha Datos y pulsamos Validación de datos.
Nos aparece el cuadro de diálogo Validación de datos.
En la sección Criterio de validación indicaremos la condición que tiene que cumplir el dato para que sea considerado válido.
Dentro de Permitir podemos encontrar las opciones: Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Elegiremos, por tanto, el tipo de dato que se va a introducir en la celda. Si el usuario intenta escribir un dato de otro tipo, se producirá un error.
En el desplegable Datos elegiremos la condición que debe cumplir el dato.
En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda.La finalidad de este mensaje es informar de qué tipos de datos son considerados válidos.
En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.
Protección de celdas en Excel 2007
- Haz clic en la ficha Revisar y luego en Proteger hoja.
- A continuación, deja marcadas las opciones predeterminadas y haz clic en Aceptar.
- Las celdas de la hoja ahora estarán protegidas. Cuando se intente modificar el contenido de alguna de las celdas protegidas, Excel informará que no es posible alterar el contenido de dichas celdas.
Para proteger celdas determinadas por el usuario accede a la ficha Revisar y luego Permitir que los usuarios modifiquen rangos. Desde el cuadro de dialogo que aparece a continuación, pulsa el botón Nuevo y selecciona los rangos de celdasque van a poder ser modificados tras proteger la hoja.
Posteriormente protege la hoja entera utilizando el método comentado anteriormente. Todas las celdas de la hoja estarán protegidas a excepción de los rangos seleccionados.
También se pueden proteger celdas determinadas por el usuario siguiendo estos pasos:
- Selecciona las celdas que NO deseas que estén protegidas.
- Haz clic con el botón secundario del ratón sobre ellas y luego haz clic en Formato de celdas….
- Entra en la ficha Proteger y quita la marca de la opción Bloqueada. A continuación, haz clic en Aceptar.
- Posteriormente protege la hoja entera utilizando el método comentado anteriormente. Toda la hoja quedará protegida a excepción de estas celdas.
Formulas sencillas en Excel 2007
Puedes usar fórmulas sencillas en Excel para sumar, restar, multiplicar y dividir. Podemos realizar este tipo de cálculos en cualquier celda de la hoja.
Debemos colocarnos en la casilla donde queremos que aparezca el resultado, teclear el signo = (de esta forma le indicamos a Excel que vamos a introducir una fórmula) y, posteriormente, escribir la operación que deseamos realizar.
Ejemplos:
=525+362+26
=5/2
=56*250-253
Finalmente pulsamos la tecla ENTER para visualizar el resultado.
Podemos usar para estas operaciones los símbolos aritméticos: +, -, *, / (suma, resta, multiplicación y división respectivamente) y también los paréntesis para agrupar operaciones.
En estas operaciones podemos usar como operandos números, como en el caso de los ejemplos anteriores, o también referencias a celdas.
Todas las celdas en Excel tienen asociado un nombre o referencia. Esta referencia viene determinada por la columna a la que pertenecen seguida de la fila en la que están. Con lo cual, por ejemplo, la primera celda de cualquier hoja de cálculo es la celda A1.
Cuando usamos referencias en las fórmulas estaremos operando con el contenido de las mismas. Por tanto, podemos imaginarnos las referencias a las celdas como las variables matemáticas.
Podemos colocarnos en la casilla donde queremos que aparezca el resultado, teclear el signo = y, posteriormente, escribir la operación que deseamos realizar utilizando las referencias a las celdas donde se encuentra el valor con el que se realizará el cálculo. Para usar las referencias en una fórmula podemos teclear el nombre de la celda o darle un clic con el ratón. Y, finalmente, pulsamos la tecla ENTER para visualizar el resultado.
Al utilizar referencias en las fórmulas podremos modificar el contenido de las celdas con las que operamos y, automáticamente, se modificará el resultado.
Además, al usar referencias a celdas tenemos otra ventaja: podremos copiar la fórmula para utilizarla en otra parte de la hoja. Veremos la utilidad de esto en el siguiente ejemplo:
Tenemos unos números en la columna A que queremos sumar a los números de la columna B. Se trata de sumar el número de la celda A1 y el número de B1 y el resultado ponerlo en C1. Sumar el número de la celda A2 y la celda B2 y el resultado ponerlo en la C2. Y así con todas las filas de números.
Sin embargo, no vamos a tener que realizar este laborioso trabajo. Bastará con escribir la primer fórmula, la que aparece en la imagen en la celda C1, copiar la celda (estaremos copiando la fórmula, no el resultado) y pegar la fórmula en el resto de celdas de la columna C.
Podemos hacer la tarea de copiar y pegar con los típicos métodos (botón derecho, atajo de teclado o cinta de opciones) o utilizar el autollenado de celdas.
- Colócate en la celda donde está la fórmula (celda C1 en el ejemplo).
- Haz clic en el cuadro de llenado (abajo a la derecha de la celda) y muévelo hacia el resto de las celdas donde quieres copiar (hacia abajo en el ejemplo).
- Suelta el botón y observa el resultado.
Aparecen todos los resultados correctamente. Esto es porque hemos copiado la fórmula con referencias relativas a las celdas. Si observáramos el contenido de las celdas de resultados sería el siguiente:
Aparece una copia de la fórmula original con las referencias a las celdas cambiadas. Esto es porque hemos usado referencias relativas, así que la fórmula cambiará dependiendo de donde la hayamos copiado.
Referencias relativas, mixtas y absolutas en Excel 2007
Referencia relativa a una celda: es aquella referencia que, al copiar la celda que la contiene y pegarla en otra ubicación, se ajusta automáticamente para hacer referencia a otra celda. Son del tipo A1.
Por ejemplo, si escribimos la operación = A1*5 en la celda B1 y copiamos la celda hacia abajo, las fórmulas que se obtienen se ajustan tal y como podemos ver en la siguiente imagen:
Referencia absoluta a una celda: es aquella referencia que, al copiar la celda que la contiene y pegarla en otra ubicación, no se ajusta sino que hace referencia siempre a la misma celda.
Para que una referencia a una celda sea absoluta, se deben introducir los símbolos del dólar $ antes de la letra y antes del número de una referencia relativa, del tipo A1. Es decir, la referencia absoluta a la celda A1, sería: $A$1
Así conseguiremos que al copiar y pegar siempre mantendremos la referencia a la misma celda:
Referencia mixta a una celda: es aquella referencia que, al copiar la celda que la contiene y pegarla en otra ubicación, ajusta sólo la letra o sólo el número de la referencia.
Si queremos que la letra siempre se quede fija, debemos colocarle delante el símbolo del dólar $. Si queremos que el número se quede fijo, debemos colocarlo delante del número.
Podemos cambiar rápidamente el tipo de referencia con la tecla F4. Colocamos el cursor del teclado dentro de la fórmula sobre la referencia que deseamos cambiar y pulsamos la tecla. Cada vez que pulsemos la tecla cambiaremos entre los distintos tipos de referencias.
Si queremos que la letra siempre se quede fija, debemos colocarle delante el símbolo del dólar $. Si queremos que el número se quede fijo, debemos colocarlo delante del número.
Podemos cambiar rápidamente el tipo de referencia con la tecla F4. Colocamos el cursor del teclado dentro de la fórmula sobre la referencia que deseamos cambiar y pulsamos la tecla. Cada vez que pulsemos la tecla cambiaremos entre los distintos tipos de referencias.
Ejercicio 1 Excel. Objetivo: Diseño de tablas
PRACTICA DISEÑO DE TABLAS
Realiza una Hoja de Cálculo para realizar un presupuesto sobre los dispositivos electrónicos necesarios en una empresa ficticia. Busca e investiga en Internet para encontrar los datos de los dispositivos necesario. Para la empresa deberemos cumplir los siguientes requisitos:
- 20 puestos de trabajo. (dividido en portátiles y ordenadores de sobremesa- torre, teclado, pantalla, ratón....)
- 3 impresoras en red.
- 20 móviles y 10 tablets.
- Dispositivos de conexión necesarios (hubs, switchs, router...). Se utilizará switchs de 4 puertos por lo se deberá presupuestar los necesario para conectar los 20 ordenadores y las 3 impresoras. Además, tendremos dos puntos de acceso inalámbrico para conectar los móviles y tabletas.
- Una salida a Internet (necesario un router)
Características de la Hoja de Cálculo y evaluación:
- Deberá existir una tabla por cada dispositivo que sea necesario, con el precio sin IVA del mismo. (1 punto)
- Cada celda de dispositivo electrónico tendrá asociado un comentario con las características del mismo y un enlace al a Web de referencia en el que se haya encontrado. (1 punto)
- En la tabla de presupuesto:
- El precio neto unidad debe ser un enlace al precio correspondiente de cada una de las tablas de dispositivos. (1 punto)
- En el campo unidades se insertará las unidades que se deseen comprar.
- El campo precio neto será la multiplicación del precio neto unidad por el número de unidades. (1 punto)
- El campo precio neto total será la suma de los precios netos de cada dispositivo. (1 punto)
- El campo IVA se calculará con el 21% del precio neto total. (1 punto)
- El precio total se calculará como la suma del IVA y el pecio neto total. (1 punto)
- Se bloquearán todas las celdas de la tabla de presupuesto pero no del resto. (1 punto)
- Cualquier campo de precio que supere el valor de 100 Euros deberá estar en rojo utilizando el formato condicional (1 punto)
- Cualquier campo de cantidad (precio o unidades) deberá tener una validación para evitar números negativos. (1 punto)
Ejemplo:
ENTREGA
Se deberá subir la actividad a Edmodo antes de la fecha límite establecida.
